Aunque la digitalización ya se ha afianzado en muchas industrias, en el mundo del fitness todavía existen desafíos. Sin embargo, cada vez más centros deportivos reconocen las ventajas de un software de gestión, no solo para reducir el trabajo administrativo, sino también para optimizar sus operaciones diarias y, en última instancia, enfocarse en lo que realmente importa: mejorar la experiencia del cliente y hacer crecer el negocio.
Una de las plataformas líderes en este ámbito es Virtuagym, que opera en España desde hace más de una década. La compañía cuenta con cerca de 1.000 clientes en el país y más de 9.000 en un total de 80 países. Su software es utilizado tanto por grandes cadenas, como Fitness Park y We/On, como por numerosos centros independientes, incluyendo gimnasios, estudios de yoga y pilates, centros de boxeo y academias de baile. En su mayoría, estos negocios buscan centralizar su gestión en una única plataforma, lo que les permite optimizar recursos y dedicar más tiempo a su actividad principal. Ese es el camino que han tomado gimnasios como The Wellbeing Lab, Fitness Park, Saludando y We/One, que han apostado por Virtuagym para elevar su eficiencia operativa.
Los datos recabados por Virtuagym reflejan claramente esta tendencia. Entre los principales motivos que llevan a los centros a adoptar un software de gestión destacan la simplificación de procesos y la automatización de tareas (80%), la centralización de operaciones (51%) y el ahorro de tiempo, que a su vez incrementa la eficiencia (50%). Esta tendencia subraya una necesidad clara dentro del sector: los centros quieren más tiempo para centrarse en su actividad principal, optimizando las tareas operativas que tradicionalmente les quitaban horas valiosas.
Simplificar procesos es la principal razón que lleva a los centros deportivos a buscar un software de gestión
Además de mejorar la gestión diaria, la digitalización puede convertirse en un factor diferencial. Un ejemplo claro es el de Grupo Magma, una cadena independiente de gimnasios con dos localizaciones que apostó por la tecnología como pilar clave en su estrategia de expansión. Desde el principio, vieron en la digitalización una oportunidad para ofrecer una experiencia de gimnasio más moderna y eficiente.
“Un software de gestión todo en uno es clave en nuestra expansión. Ya estamos planeando usarlo en nuestras nuevas instalaciones y estamos muy satisfechos con los resultados. Nosotros utilizamos Virtuagym, que nos ha ayudado enormemente y será un aliado clave mientras seguimos expandiéndonos”, comenta Noelia Ferreiro, CEO y cofundadora de Grupo Magma. Gracias a la integración de este software, han optimizado la gestión de reservas, pagos y planificación de entrenamientos, permitiendo que su equipo se enfoque en el crecimiento del negocio y en ofrecer un servicio de mayor calidad.
A la hora de implementar una plataforma de gestión, uno de los retos iniciales suele ser la curva de aprendizaje, especialmente para los centros independientes menos digitalizados. Contar con el apoyo adecuado durante esta fase es fundamental. En este sentido, el servicio de atención al cliente de Virtuagym en España juega un papel clave, ayudando a los centros a superar rápidamente esta adaptación y aprovechar al máximo todas las funcionalidades de la plataforma. “Estuvimos acompañados desde el primer momento por un profesional de Virtuagym, quien nos guió en cada paso del proceso”, añade Noelia Ferreiro.
Una vez superada esta etapa, los beneficios son evidentes: la automatización reduce errores humanos, mejora la eficiencia operativa y permite a los centros escalar sus operaciones sin comprometer la calidad del servicio. Así lo confirma Beatriz Engroba, cofundadora y COO de The Wellbeing Lab: “La integración de Virtuagym con nuestro modelo de negocio ha sido impecable, permitiéndonos centrarnos en lo más importante: transformar vidas a través del bienestar integral”.
The Wellbeing Lab, un centro de bienestar que combina entrenamiento personalizado, asesoramiento nutricional y fisioterapia, ha experimentado un crecimiento notable desde que adoptó Virtuagym. En los últimos dos años, ha duplicado su número de membresías, con un aumento del 120%. La automatización de tareas como la gestión de reservas ha sido clave: en 2024, el centro procesó cerca de 1.000 reservas de clases, permitiendo destinar más recursos al desarrollo de nuevos programas y a la expansión del negocio. "Virtuagym nos acompaña en nuestro crecimiento. Nuestro objetivo es continuar con la expansión, abriendo al menos un nuevo centro al año, consolidando nuestro modelo híbrido y explorando nuevas líneas de negocio”, destaca Beatriz.
El impacto de la digitalización no solo se limita a gimnasios y centros de bienestar, sino que también está transformando el sector del entrenamiento personal. Los estudios especializados han registrado un crecimiento medio del 60% en sus membresías desde que empezaron a utilizar sistemas de gestión como Virtuagym. Al delegar tareas administrativas, estos profesionales pueden enfocarse en mejorar la calidad del servicio y hacer crecer su negocio.
Los clientes de Virtuagym valoran el acompañamiento y apoyo del equipo de atención al cliente en España
Uno de estos casos es Saludando, un centro de entrenamiento personal con más de diez años de experiencia en el uso de Virtuagym. Antonio López, su director, explica cómo la plataforma ha cambiado su negocio al eliminar la comunicación fragmentada, optimizar la gestión de pagos y facilitar la planificación de sesiones. Gracias a la automatización, han reducido en un 75% el trabajo manual, permitiendo que su equipo se enfoque en la expansión del negocio y la captación de nuevos clientes. “Con la app de Virtuagym, hemos dejado atrás las tareas manuales y ahora nos enfocamos en lo que realmente queremos: entrenar”, asegura Antonio.
Cuando se le pregunta qué consejo daría a quienes aún gestionan sus centros de forma manual, responde con claridad: “No añadan valor gestionando manualmente cada aspecto de su negocio. Automatizar procesos con un software reduce el desgaste mental y ahorra tiempo”.
Uno de los grandes beneficios de contar con un proveedor de software con presencia global es su capacidad de adaptación a las tendencias emergentes del fitness en mercados más desarrollados. Esto permite incorporar rápidamente innovaciones y soluciones de vanguardia, beneficiando directamente a los centros que apuestan por la digitalización. Este es precisamente el caso de Virtuagym.